Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung

Verantwortlich für die Daten ist die Praxis, die Praxovi nutzt. Auftragsbearbeiter ist:

Subodh Yadav
Dr. med. dent. Jeong-Woo Yoo
c/o Smilezone
Bahnhofstrasse 32
6300 Zug
Schweiz

E-Mail: subodh@praxovi.com

Wir stellen der Praxis eine Software für die Organisation der Praxis bereit und bearbeiten dafür Personendaten in ihrem Auftrag. Die Vereinbarung gilt, solange der Vertrag läuft, und danach, solange wir noch Daten der Praxis bearbeiten.

Welche Daten anfallen, hängt davon ab, welche Funktionen die Praxis nutzt:

• Mitarbeitende der Praxis: Name, E-Mail-Adresse, Foto (falls hinterlegt), Funktion, Pensum und Anstellungsdauer; Arbeitszeiten, Absenzen mit ihrer Art (etwa Krankheit), Ferien und Überzeit; erledigte Aufgaben, auch mit Fotos als Nachweis; Einträge im Mitarbeiter-Journal und persönliche Dokumente; Nachrichten im Praxis-Chat; Angaben zur Anmeldung.
• Patientinnen und Patienten, soweit die Praxis die entsprechenden Funktionen nutzt: Anrufe bei der KI-Rezeption (Telefonnummer, Anliegen, Rückrufnummer und Gesprächsverlauf); Anfragen über die Praxis-Website (Name, Telefonnummer, Anliegen, Wunschzeit); Nachrichten an Patienten (die Adresse oder Nummer für den Versand, im Protokoll nur gekürzt) und Antworten per SMS.
• Dokumente, die die Praxis hochlädt, mit den Daten, die sie enthalten.

Darunter können besonders schützenswerte Personendaten sein, etwa Gesundheitsdaten in der Art einer Absenz oder im Anliegen eines Anrufs. Patientendossiers und die Abrechnung führt Praxovi nicht; sie bleiben im Praxisverwaltungssystem der Praxis.

Wir bearbeiten die Daten nur, um den Dienst zu erbringen, abzurechnen, zu sichern und zu unterstützen, und nach den Weisungen der Praxis; was die Praxis in der Anwendung einstellt und auslöst, gilt als solche Weisung. Für Werbung oder zum Training von KI-Modellen verwenden wir die Daten nicht, und für eigene Zwecke nur in einer Form: Aus den Server-Protokollen leiten wir wöchentliche Nutzungszahlen der ganzen Plattform ab, um den Dienst zu verbessern, etwa wie oft eine Funktion genutzt wurde. Sie nennen weder Personen noch Praxen, und eine Zahl behalten wir nur, wenn mindestens drei Praxen zu ihr beigetragen haben.

Wer bei Praxovi Zugang zu Daten der Praxis hat, ist zur Verschwiegenheit verpflichtet und greift nur darauf zu, soweit Betrieb und Support es erfordern. Umgesetzt sind heute:

• Hosting bei Google Cloud in Zürich; Übertragung und Speicherung sind verschlüsselt.
• Anmeldung mit einem Einmal-Code per E-Mail statt eines Passworts, signierte Sitzungen und Rollen, die bestimmen, wer was sieht. Jede Abfrage ist auf die eigene Praxis beschränkt.
• Ein Protokoll ausgewählter Zugriffe auf Praxisdaten, etwa der Suchanfragen an die KI-Dokumentensuche, getrennt vom Betrieb gespeichert.
• Fotos, die Hygiene-Aufgaben belegen, werden aufbewahrt und erst nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist gelöscht, auf Bestätigung unseres Betreibers.

Die technischen und organisatorischen Massnahmen im Einzelnen stellen wir der Praxis auf Anfrage zur Verfügung.

Erfahren wir von einer Verletzung der Datensicherheit, die Daten der Praxis betrifft, melden wir sie der Praxis so rasch wie möglich.

Die Praxis ist einverstanden, dass wir diese Unterauftragsbearbeiter einsetzen:

• Google Cloud: Betrieb und Speicherung in Zürich; die KI-Funktionen, einschliesslich Spracherkennung und Sprachausgabe, in der EU.
• Twilio (Twilio Inc., USA): SMS und Telefonie, auch für die KI-Rezeption, und der Versand von E-Mails.
• Microsoft (USA): unser Postfach, wenn die Praxis uns schreibt.
• Google (USA): Kopien von Benachrichtigungen an den Betreiber, etwa von Rückmeldungen aus der Anwendung.
• Die Push-Dienste der Browser-Hersteller (etwa Google, Apple, Mozilla): Sie stellen Benachrichtigungen auf die Geräte der Mitarbeitenden zu.

Einen weiteren Unterauftragsbearbeiter teilen wir der Praxis vorher per E-Mail mit; sie kann aus wichtigem Grund widersprechen.

Die Daten liegen in der Schweiz (Zürich). Für die KI-Funktionen werden sie in der EU bearbeitet, deren Datenschutz der Bundesrat als angemessen anerkennt; SMS bearbeitet Twilio in Irland. Twilio, Microsoft, Google und die Push-Dienste können Daten auch in den USA bearbeiten, und die Server-Protokolle liegen nicht fest in der Schweiz. Für diese Fälle stützen wir uns auf die Garantien der Anbieter, etwa das Swiss-U.S. Data Privacy Framework, soweit sie dort zertifiziert sind, oder Standardvertragsklauseln.

Wir unterstützen die Praxis, soweit wir können, wenn sie Begehren betroffener Personen beantwortet (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Herausgabe), eine Datenschutz-Folgenabschätzung erstellt oder dem EDÖB eine Verletzung der Datensicherheit meldet. Viele Begehren kann die Praxis in der Anwendung selbst erfüllen, etwa mit den Exporten.

Während 30 Tagen nach dem Ende des Vertrags kann die Praxis ihre Daten exportieren. Danach löschen wir sie innert 90 Tagen.

Ausgenommen sind Aufzeichnungen, die aufbewahrt werden müssen, namentlich die Hygiene-Nachweise: Wir bewahren sie bis zum Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist auf und löschen sie, sobald diese abgelaufen ist, auf Bestätigung unseres Betreibers. Das Protokoll der Zugriffe bewahren wir getrennt zehn Jahre auf.

Ein Hygiene-Nachweis muss sagen, wer einen Schritt erledigt hat; deshalb bleiben darin die Namen der Mitarbeitenden, die ihn erledigt haben, so lange wie der Nachweis selbst.

Die Praxis kann von uns schriftlich Auskunft darüber verlangen, wie wir diese Vereinbarung einhalten, und erhält sie schriftlich. Eine weitergehende Prüfung vereinbaren wir im Einzelfall.